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Eine Datenbank ist ein elektronisches System indem Daten verwaltet werden können. Ihre Aufgabe ist es, Daten zu sammeln und dauerhaft zu speichern. Anschließend können die Daten untereinander in Relation gesetzt werden um die Daten in verschiedenen Beziehungen auswerten zu können. Hierbei können die Daten so genutzt werden, dass Sie nicht unnötig doppelt vorkommen.

In Datenbanken können Daten in Tabellenform gesammelt werden. Anschließend ist es möglich, die gesammelten Daten zu verarbeiten. Dies kann beispielsweise in Form von Berichten, oder Formularen geschehen. Die ursprüngliche Datensammlung wir hierbei durch die weitere Verarbeitung nicht verändert. Im Folgenden Beispiel soll der Nutzen einer Datenbank veranschaulicht werden.

Datenbank in einer Videothek

Videothek

In einer Videothek ist es unumgänglich eine Vielzahl von Daten ständig parat zu haben, um einen reibungslosen Ablauf nicht zu gefährden. So müssen beispielsweise Daten über Filme und Daten über Schauspieler sowie Regisseure genauso archiviert werden, wie Daten von den Kunden der Videothek und Daten über das Verleihen und die Rückgabe der einzelnen Filme. Auch Daten über Mitarbeiter, neu bestellte Filme und kaputte DVDs müssen aufgezeichnet werden.

Aus diesen einzelnen Tabellen können dann Beziehungen untereinander hergestellt und in der Folge abgefragt werden. So kann die Videothek beispielsweise nachverfolgen, welcher Kunde eine bestimmte DVD als letztes ausgeliehen hat. Außerdem lässt sich feststellen, welche Filme mit einem bestimmten Schauspieler gerade im Laden verfügbar sind, oder wann eine bestimmte DVD das letzte Mal verliehen wurde.

Vorteile und Nachteile bei der Nutzung einer Datenbank

Vorteilhaft an der Nutzung von Datenbanken ist, dass strikt zwischen den ursprünglich angelegten Tabellen und den daraus entstehenden Auswertungen unterschieden wird. Dies ermöglicht eine komplexe Auswertung ohne den Zugriff auf die ursprünglichen Daten zu verwehren. Diese bleiben erhalten, können weiter genutzt und nach Belieben erweitert werden.

Dadurch, dass jede Objektart, d.h. Objekte mit gleichen Eigenschaften, in eine eigenständige Tabelle eingeordnet werden, kommt es meist nicht dazu, dass Daten doppelt vorhanden sind. Es wird darauf geachtet, dass jede Information nur einmal im System zu finden ist. Immer wenn die Daten in den ursprünglichen Tabellen verändert werden, werden auch die jeweiligen Auswertungen aktualisiert.

Werden Tabellen oder deren Auswertungen aus dem System benötigt, können diese aus der Datenbank exportiert und in ein Tabellenkalkulationsprogramm, wie beispielsweise Excel, eingefügt werden.

Ein Nachteil von Datenbanken ist, dass diese sehr schnell komplex werden können. In größeren Unternehmen wird meist ein spezieller Datenbankadministrator benötigt, der als einziger dazu berechtigt ist, die Struktur der Datenbank zu verändern. Dieser kann außerdem bestimmen, auf welche Daten die einzelnen Mitarbeiter zugreifen können und ob diese dazu berechtigt sind, neue Daten hinzuzufügen, oder Daten zu verändern.

Es entsteht also eine höhere Einarbeitungszeit durch die Nutzung von Datenbanken und es werden Kenntnisse über die Verarbeitung von Daten benötigt. Außerdem muss jede Tabelle erst in einigen Arbeitsschritten entworfen werden, bevor Daten eingetragen werden können.

Wann empfiehlt es sich, eine Datenbank zu verwenden?

HDD

Eine Datenbank sollten Sie dann verwenden, wenn Ihnen die Funktionen einer herkömmlichen Excel Tabelle nicht mehr ausreichen. Mit Excel lassen sich nur einzelne, d.h. nicht rationale Tabellen erstellen. Möchten Sie einzelne Tabellen miteinander verknüpfen, können Sie dies mit einer Datenbank durchführen.

Auch wenn Sie einzelnen Tabellen zu einem späteren Zeitpunkt weitere hinzufügen möchten, empfiehlt es sich eine Datenbank zu verwenden, das dies hier möglich ist. Sie können aber auch Daten, die Sie zunächst in einer Excel Tabelle erstellt haben, später problemlos in eine Datenbank übertragen und dann entsprechend erweitern.

Aufgrund der Übersichtlichkeit empfiehlt sich eine Datenbank, wenn Sie über eine große Menge von Daten verfügen. Bei mehr als tausend Einträgen ist die Nutzung einer Datenbank viel komfortabler als die Datensammlung mit Excel oder ähnlichen Programmen.

Wenn es für Ihr Unternehmen wichtig ist, dass eine kontinuierliche Datenkonsistenz gewährleistet ist empfiehl sich ebenfalls die Nutzung einer Datenbank. Ebenso verhält es sich, wenn die zu erfassenden Daten aus langen Zeichenfolgen bestehen, die erfasst werden müssen.

Die Vorteile der Nutzung einer Datenbank für ein Unternehmen lassen sich also zunächst einmal durch die Zeitersparnis beschreiben. Nachdem die Datenbank eingerichtet ist und ein entsprechender Administrator sich um die Pflege des Systems kümmert, können die Daten sehr schnell und komfortabel archiviert werden.

Durch die Interaktivität einer Datenbank ist außerdem eine räumliche Flexibilität gewährleistet. Mit einer entsprechenden Berechtigung können Mitarbeiter auch von beliebigen anderen Orten auf die gespeicherten Daten zugreifen, wenn diese benötigt werden. So ist es beispielsweise möglich einige Arbeiten zu Hause aus zu erledigen.

Des Weiteren ist die mehrdimensionale Verknüpfung der Daten in einer Datenbank sehr praktisch. So können die Daten in verschiedensten Kombinationen miteinander in Relation gesetzt werden. Außerdem sind die Daten aller Verknüpfungen stets auf dem neusten Stand, da diese immer aktualisiert werden, wenn neue Daten in das System eingefügt werden.

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